Cara Cermat Agar Rapat Kantor Tidak Membosankan

Meeting atau Rapat adalah hal penting dalam setiap perusahaan. Mau tidak mau, suka atau tidak suka, rapat merupakan sarana yang efektif yang mampu menjadi sarana berkumpul, menyampaikan informasi, pendapat, dan mendiskusikan hal-hal penting yang terjadi dalam perusahaan. Namun harus diakui rapat di kantor bisa jadi sangat membosankan, dan ini sering terjadi. Setelah berjam-jam berdiskusi tentang rencana tahunan, bulanan, mingguan, juga membahas tentang  kebijakan-kebijakan dan berbagai hal lain di dalam agenda rapat adalah wajar jika para peserta rapat menjadi bosan, mengantuk, serta tidak fokus. Dan akhirnya, rapat dibubarkan tanpa hasil-hasil yang efektif terselesaikan.

Ada baiknya sebelum rapat, persiapan segala materi serta poin-poin yang hendak dibahas haruslah jelas agar jalannya rapat tidak bias ke mana-mana. Salah satu cara untuk menghindari rutinitas rapat yang itu-itu saja adalah memulainya dengan menyenangkan. Berlikut adalah ulasan cara cermat agar rapat kantor tidak membosankan.

Cara Cermat Agar Rapat Kantor Tidak Membosankan

Mulai dengan Tawa

Temukan objek lelucon dan jadikan bahan banyolan tapi bukan berarti Anda harus menjadikan orang-orang tertentu di kantor sebagai bahan lawakan. Objek lelucon itu bisa dimulai dari hal-hal kecil seperti melontarkan tebak-tebakan lucu, menonton video singkat yang membangun tawa untuk meningkatkan mood seperti tingkah kucing atau iklan-iklan kreatif, bahkan menggunakan sesuatu untuk membantu Anda menjelaskan poin-poin penting. Intinya adalah Anda harus membuat orang-orang rileks dan mengangkat mood. Tawa menjadikan suasana lebih santai serta meredakan ketegangan sebelum rapat dimulai.

Sediakan Mainan Kecil untuk Peserta Rapat

Apakah Anda tahu bahwa sebenarnya ada persamaan para eksekutif perusahaan dengan anak-anak. Dan persamaan ternyata adalah bahwa mereka sama-sama suka jika diberi mainan-mainan kecil. Boleh percaya atau tidak tapi Michael Begeman selaku manajer dari 3M Meeting Network, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penyelenggaraan rapat kantor yang lebih efektif, menyatakan bahwa menyediakan mainan-mainan kecil di ruang rapat bisa sangat berguna untuk jalannya rapat. Sediakan saja stress ball, Slinkies, atau mainan-mainan lain yang menyenangkan untuk diulik.

Mainan adalah penghilang stres yang baik, serta dapat berfungsi untuk memancing kreativitas tidak hanya pada anak-anak, namun juga orang dewasa. Begeman juga menemukan bahwa ketika seseorang memiliki sesuatu untuk dimainkan dan tubuh tidak hanya duduk pasif, mereka akan menjadi lebih kreatif. Usahakan mainan tersebut tidak monoton, agar idenya bisa bervariatif. Dan pastikan juga agar peserta rapat untuk tidak terbawa dalam memainkan mainan tadi.

Undang Pembicara atau Tamu Spesial

Bukan CEO atau big boss di kantor Anda, namun seseorang dari luar perusahaan yang ahli dalam hal yang hendak dibahas dalam rapat. Pembicara atau tamu spesial ini bisa menjadi fasilitator diskusi sebelum Anda mengambil alih jalannya rapat. Obrolan singkat seputar pengalaman pembicara dalam menghadapi yang isu-isu relevan di perusahaan Anda dapat menjadi pembuka yang inspiratif bagi rapat Anda.

Buat Permainan Seru

Rapat kantor identik dengan duduk selama berjam-jam dan membicarakan hal-hal yang sangat serius. Sesekali, Anda bisa mengubah stereotip tersebut dengan mengadakan permainan berhadiah sebelum rapat dimulai. Tidak perlu berhadiah mahal, cukup barang-barang yang bisa dipakai di kantor atau pernak-pernik konyol yang mengundang tawa.

Salah satu permainan yang bisa dicoba adalah memeragakan kata-kata, istilah, atau kalimat yang berkaitan dengan materi rapat. Mereka yang bisa menjawab dengan benar dapat mengumpulkan poin dan menjadi pemenang permainan. Berkreasilah menciptakan permainan lainnya untuk dilakukan sebelum rapat.

Rapat kantor tidak harus identik dengan serius, membosankan, dan bikin ngantuk. Anda bisa mencoba ide-ide diatas untuk memulai rapat kantor yang tidak membosankan dan mengajak seluruh anggota untuk terlibat dalam rapat. Semoga cara cermat agar rapat kantor tidak membosankan tadi bisa dipraktikan sehingga menambah ide-ide baru dalam meningkatkan produktivias perusahaan