Menggunakan Peralatan Kantor

Perbekalan/Peralatan Kantor

Pengertian kantor pada dasarnya mengacu pada tempat berkumpulnya orang - orang yang terikat dalam sebuah manajemen di suatu organnisasi, dimana pada salah satu bagian tersebut terdapat sekumpulan orang-orang yang menjadi pegawai yang ingin melakukan pelayanan demi mencapai keinginan dari sebuah visi misi dan tujuan organisasi tersebut. Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada, sehingga akan menghasilkan produk - produk kantor yang diharapkan. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai rasanya akan sulit yang dihasilkan keluaran yang baik.

Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai - pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.  Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita ikuti lebih lanjut. 

Memilih Peralatan Kantor

Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :

1. Perabot
2. peralatan/perlengkapan, 
3. mesin, 
4. pesawat dan 
5. interior kantor.

Pengertian perbekalan kantor adalah semua fasilitas / barang - barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan. Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

Macam-macam Peralatan Kantor

Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :

1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb. Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:
• Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
• Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.
3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
4. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
5. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

Identifikasi Kebutuhan

Untuk dapat memilih peralatan kantor dengan tepat maka harus tahu tentang kebutuhannya, karena pada dasarnya tepat tidaknya pemilihan peralatan tergantung dengan kesesuain kebutuhan. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/gunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan perbekalan/perlengkapan yang dibutuhkan.

Pengisian kode barang berdasarkan ketentuan yang ada dikantor.

Biasanya daftar kebutuhan barang di buat untuk 1 tahun dan diajukan oleh bagian perlengkapan/rumah tangga kepada pimpinan melalui bendaharawan.

Penanganan Perlengkapan Kantor

Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1. Pengadaan Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
2. Penyimpana Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
3. Pengeluaran/Pendistribusian Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
4. Pemeliharaan Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan. 
5. Penghapusan Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Permintaan Peralatan/Perlengkapan Kantor

Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor.

Suatu bagian kantor (unit pemakai) yang ingin menggunakan suatu barang harus mengajukan permintaan kepada bagian gudang dengan prosedur sebagai berikut :

1. Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan.
2. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).
3. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
4. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
5. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.
6. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.
7. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.
8. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

Pemeliharaan Peralatan/Perlengkapan

Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor.

Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut ;

1. Menurut Tempat Barang.
• Ada dalam gudang/persediaan 
• Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang.
• Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat. 
•  Ada dalam pemakaian 
• Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.
• Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.
2. Menurut Jenis Barang. 
• Barang bergerak (bisa dipindahkan)
• Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya.
• Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.
• Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan)
• Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.
• Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
3. Menurut Kurun Waktu 
• Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.
• b. Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.